Dieser Abschnitt enthält grundsätzliche Erläuterungen zur Zuwendungsfähigkeit von Ausgabearten.
Beachten Sie bitte, dass für Sie als Empfänger einer Zuwendung aus dem ESF Plus die speziellen Regelungen Ihrer Förderrichtlinie, die Fördergrundsätze Ihres Programms, sowie die Regelungen in Ihrem Zuwendungsbescheid vorrangig maßgeblich sind.
Die folgenden Erläuterungen sollen nur dem besseren Verständnis dieser Regelungen dienen.
Wichtige Hinweise:
Abschreibungen auf abnutzbare Wirtschaftsgüter, die dem Projekt unmittelbar zugeordnet werden können, sind grundsätzlich zuwendungsfähig.
Bei einer anteiligen Nutzung im Projekt können sie nur anteilig berücksichtigt werden. Die Berechnung der Umlage muss vorliegen.
Weitere Informationen zur Anerkennung von Abschreibungen als zuwendungsfähige Ausgaben finden Sie im Finanztechnischen Förderleitfaden zu Ihrem Förderprogramm.
Die Bewirtung von Projektmitarbeitern und Projektmitarbeiterinnen bei Arbeitstagungen, Netzwerktreffen, Jour fixes und so weiter ist grundsätzlich nicht zuwendungsfähig. Hiervon abweichende Regelungen können in den programmspezifischen Finanztechnischen Förderleitfäden enthalten sein. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte direkt an Ihre zuständige Sachbearbeitung im ESF-Fachreferat im BAFzA.
Ausgaben, die auf der Grundlage eines Vertrages erfolgen, der Anlass zur Annahme einer Interessenvermischung zwischen Ihnen und dem jeweiligen Vertragspartner bietet, sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.
Eine Interessenvermischung könnte angenommen werden, wenn Sie mit dem Vertragspartner gesellschaftsrechtlich verbunden sind (beispielsweise indem beide Vertragspartner dem gleichen Konzern angehören oder über Beteiligungen Einfluss auf Entscheidungen des anderen Vertragspartners nehmen können), ein sonstiges Interesse am wirtschaftlichen Erfolg des Vertragspartners besteht oder es sich um ein sogenanntes „Insichgeschäft“ im Sinne des § 181 BGB handelt.
Diese Ausgaben können nur dann als zuwendungsfähig anerkannt werden, wenn Sie die Verträge vorher dem BAFzA zur Prüfung vorlegen und sie zuwendungsrechtlich genehmigt wurden.
Honorare sind Ausgaben, die für die Erbringung einer Dienstleistung gezahlt werden. Grundlage ist ein Dienstleistungsauftrag. Honorare sind keine Personalausgaben.
Bei Abschluss von Honorarverträgen müssen Sie das Vergaberecht beachten. Es ist nicht zulässig einen Honorarvertrag mit dem Ziel zu stückeln, das Vergaberecht zu umgehen.
In die Schätzung des Gesamtauftragswertes müssen Sie absehbare Folgeverträge und sämtliche Nebenkosten des Vertrags wie zum Beispiel Reisekosten mit einbeziehen.
Der Abschluss eines Honorarvertrags mit Personen ist ausgeschlossen, wenn diese bei Ihnen bereits sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind.
Vor Abschluss eines Honorarvertrags muss die Qualifikation der Honorarkraft nachgewiesen sein.
Ein Honorarvertrag muss mindestens enthalten:
Folgende Belege müssen zu Prüfungszwecken vorhanden sein:
Weitere Regelungen zu Honorarverträgen entnehmen Sie bitte Ihrem Finanztechnischen Förderleitfaden.
Achtung: Honorarverträge fallen unter die Regelungen des Vergaberechts (siehe hierzu unter „Vergabe“).
Eine Kofinanzierung kann durch eigene Mittel, Mittel Dritter und öffentliche Mittel (zum Beispiel Mittel der Bundesagentur für Arbeit, des Träger der Grundsicherung, kommunale Mittel oder Landesmittel) erbracht werden. Öffentliche Mittel dürfen nicht aus dem Europäischen Sozialfonds oder einem anderen EU-Fonds stammen.
Die Kofinanzierung kann in Form von Geldleistungen, Sachmitteln und geldwerten Leistungen erbracht und nachgewiesen werden.
Geldwerte Leistungen werden in e2 als Kofinanzierungen ohne Geldfluss erfasst, weil sie dem Projekt kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Kofinanzierungen ohne Geldfluss können zum Beispiel von der Bundesagentur für Arbeit finanzierte Qualifizierungsmaßnahmen, kostenlos zur Verfügung gestelltes Personal und Räume sein.
Zur Buchung der Kofinanzierung muss der Geldwert der kostenfreien Ausgabe nach ihrem tatsächlichen Wert kalkuliert und nachgewiesen werden.
Die Kofinanzierung wird mit ihrem Geldwert als Beleg im Onlineportal des Zuwendungsprogramms erfasst. Um ihren kostenfreien Charakter im System darzustellen, wird sie doppelt und in gleicher Höhe einmal als Ausgabebeleg und ein zweites Mal als Einnahmebeleg erfasst.
Geldwerte Leistungen können nur insoweit als Kofinanzierung anerkannt werden, wie es sich um zuwendungsfähige Ausgaben handelt.
In den Artikeln 67 der Allgemeinen Verordnung und 14 der Spezialverordnung (siehe hierzu „Wie ist der ESF auf Ebene der EU rechtlich verankert?“) lässt die EU die Anwendung von sogenannten Vereinfachten Kostenoptionen zu.
Die Anwendung der Pauschalen und standardisierten Einheitskosten ist in den Finanztechnischen Förderleitfäden geregelt und in den Formularen zur Antragstellung in e2 vorgegeben.
In den Projekten der ESF-Regiestelle im BAFzA werden die im Folgenden näher erläuterten vereinfachten Kostenoptionen angewendet:
Eine Restkostenpauschale ist ein festgelegter Prozentsatz, dessen Wert von den tatsächlich erbrachten und zuwendungsfähigen direkten Personalausgaben errechnet wird. Mit der Restkostenpauschale sind die gesamten Restkosten eines Projekts abgegolten.
Für alle in der Restkostenpauschale enthaltenen Einzelausgaben, müssen Sie keine Belege aufbewahren.
Der Prozentsatz und die der Berechnung zugrundeliegenden direkten Personalausgaben sind im Finanztechnischen Förderleitfaden definiert, im Antragsformular in e2 hinterlegt und für Sie verbindlich anzuwenden.
Die Rechtsgrundlage ist Artikel 14 Absatz 2 der VO (EU) Nummer 1304/ 2013.
Das Förderprogramm JUGEND STÄRKEN IM QUARTIER wendet eine Restkostenpauschale von 22 % der zuwendungsfähigen direkten Personalausgaben an.
Zur Bildung von Pauschalen nach Artikel 68 Absatz 1 Buchstaben a) oder b) der VO (EU) Nummer 1303/2013 wird zwischen direkten und indirekten Ausgaben unterschieden. Die Pauschale errechnet sich mit einem Prozentsatz der vorher festgelegten direkten Ausgaben.
Welche das genau sind, finden Sie im Finanztechnischen Förderleitfaden Ihres Programms.
Zum einem großen Teil werden in den Projekten des BAFzA die Verwaltungsgemeinkosten aus einer Verwaltungs-(gemein)kostenpauschale von 7 % der förderfähigen direkten Personalausgaben (Artikel 68 Absatz 1 Buchstabe b) errechnet.
Verwaltungs-(gemein)kosten sind in der Regel alle Ausgaben, die für die Verwaltung des Projekts anfallen wie zum Beispiel Büromaterial, Personalausgaben, Raummiete, Heizkosten und so weiter.
Für pauschal abgerechnete Ausgaben müssen Sie keine Belege aufbewahren.
Standardisierte Einheitskosten vereinfachen die Abrechnung von Projektausgaben, indem sie einen bestimmten abrechenbaren Kostenbetrag („Einheitspreis“) pro Leistungseinheit pauschal festlegen. Zur Kalkulation der zuwendungsfähigen Ausgaben müssen sie mit der entsprechenden Anzahl der Leistungseinheiten (zum Beispiel pro Person, pro Arbeitsstunde, pro Woche, pro Teilnehmer und so weiter) multipliziert werden. Pauschalisierte Einheitskosten pro Leistungseinheit werden oft über einen (bereinigten) Durchschnittswert ermittelt.
Ein Nachweis Ihrer Ausgaben mit Einzelbelegen ist nicht mehr notwendig. Die tatsächlich erbrachten Leistungseinheiten weisen Sie zum Beispiel mit unterschriebenen Teilnehmerlisten oder bestätigten Stundenzetteln nach (siehe hierzu zwei Elemente tiefer „Wie werden standardisierte Einheitskosten nachgewiesen?“).
Ob und mit welchen Beträgen Sie standardisierte Einheitskosten anwenden können, entnehmen Sie bitte Ihrem Finanztechnischen Förderleitfaden.
Die Rechtsgrundlage für standardisierte Einheitskosten befindet sich in Artikel 67 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EU) Nummer 1303/2013.
Nein, Belege für pauschal abgerechnete Ausgaben müssen nicht aufbewahrt werden. e2 errechnet die Höhe der Pauschalen direkt aus dem Prozentsatz der nachgewiesenen zuwendungsfähigen (direkten) Ausgaben.
Bei standardisierten Einheitskosten hat das BAFzA für eine bestimmte Ausgabeposition einen „Einheitspreis“ pro Leistungseinheit als zuwendungsfähig festgelegt.
Zum Nachweis Ihrer Ausgaben müssen Sie daher die Anzahl der tatsächlich erbrachten Leistungseinheiten nachweisen. Leistungseinheiten können zum Beispiel die Anzahl der Teilnehmer an Maßnahmen, erbrachte Arbeitsstunden, Projektwochen und so weiter sein. Geeignete Nachweise sind zum Beispiel von den Teilnehmern unterschriebene Teilnehmerlisten, bestätigte Stundennachweise und so weiter.
Näheres können Sie Ihrer Förderrichtlinie, dem Finanztechnischen Förderleitfaden und Ihrem Bewilligungsbescheid entnehmen. In der Regel stellt Ihnen das BAFzA Vordrucke zur Verfügung.
Falls in Ihrem Projekt für mehrere Ausgabepositionen standardisierte Einheitskosten angewendet werden, müssen Sie Ihre Belege so kennzeichnen, dass sie eindeutig einer Ausgabeposition zugeordnet werden können.
Personalausgaben sind grundsätzlich zuwendungsfähig. Der zeitliche Aufwand für den Personaleinsatz im Projekt muss nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit angemessen und verhältnismäßig sein (siehe unte „Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“). Darüber hinaus muss das Besserstellungverbot (siehe hierzu das nächste Element „Was bedeutet Besserstellungsverbot?“) beachtet werden.
Projektpersonal muss in einem vertraglich geregelten Beschäftigungsverhältnis, einem Beamtenverhältnis oder einem vergleichbaren Verhältnis zum Zuwendungsempfänger stehen.
Sofern indirekte Personalausgaben über eine Verwaltungskostenpauschale abgegolten werden, gehören anteilige Ausgaben wie für die Geschäftsführung, Verwaltung und Buchhaltung und Personalausgaben für anteilige Hausmeisterdienste nicht zu den Personalausgaben.
Das Besserstellungverbot bedeutet, dass das Personal von einem Zuwendungsempfänger, der seine Ausgaben zu mehr als 50 % (bezogen auf den Gesamtbetrieb) aus öffentlichen Zuwendungen bestreitet, nicht besser gestellt werden darf als vergleichbare Bedienstete des Bundes.
Das Besserstellungsverbot gilt auch bei Weiterleitungen, soweit der Letztempfänger seine Ausgaben zu mehr als 50 % aus öffentlichen Zuwendungen bestreitet.
Das Besserstellungsverbot ist in § 8 Absatz 2 des Haushaltsgesetzes für 2015 und in Nummer 1.3 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung geregelt.
Zuwendungsfähig sind das Arbeitnehmer-Bruttoentgelt inklusive der jährlichen Sonderzahlungen und Vermögenswirksamen Leistungen und (nur) die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Für Tarifbeschäftigte werden Personalausgaben grundsätzlich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), Bereich Bund, gewährt. Höhere Entgelte als nach dem TVöD sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.
Ihre Arbeitsplätze müssen Sie nach den im Projekt tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten bewerten. Hierzu müssen Sie eine sorgfältige Stellenbewertung nach den Merkmalen des TVöD vornehmen. Zum Nachweis müssen Sie mit Ihrem Antrag in der Regel die Tätigkeits-beschreibungen, Kopien der Arbeitsverträge und die Qualifikationsnachweise Ihrer Mitarbeiter vorlegen.
Personalausgaben (die Arbeitgeberbruttobeträge) müssen Sie durch Ihre Eingabe in e2, mit Ihren Buchungen im Lohnjournal oder Lohnkonto und den Geldfluss durch die Überweisung auf Ihren Kontoauszügen nachweisen. Für den Nachweis der tatsächlich im Projekt geleisteten Stunden müssen bestätigte Stundennachweise (Stundenzettel) vorhanden sein.
Für Beamtinnen und Beamte und sonstige öffentliche Bedienstete muss eine schriftliche Abordnungsverfügung der zuständigen Behörde zum Projekt vorliegen.
In diesem Fall ist es notwendig, die Zuwendungsfähigkeit dieser Personalausgaben vorab von der Sachbearbeitung im Fachreferat der ESF-Regiestelle im BAFzA prüfen zu lassen.
Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gehört zu den sogenannten Haushaltsgrundsätzen öffentlicher Haushalte (siehe oben Haushaltsgrundsätze unter „Wie ist das nationale Zuwendungsverfahren geregelt?“).
Die Verwaltung ist zum sparsamen und wirtschaftlichem Umgang mit staatlichen Geldern verpflichtet. Die Bundeshaushaltsordung (BHO) schreibt die Anwendung des Minimal- und des Maximalprinzips vor.
Minimalprinzip bedeutet, dass ein bestimmtes Ziel mit möglichst wenigen Mittel erreicht werden soll; Maximalprinzip, dass mit gegebenen Mitteln ein möglichst großer Nutzen erzielt werden soll.
Für alle (größeren) finanziellen Maßnahmen sind vorherige Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen mit Risikobewertung vorgesehen (siehe hierzu § 7 Absatz 1 und 2 der BHO).
Als Zuwendungsempfänger sind Sie verpflichtet, bei der Umsetzung Ihrer Projekte, nach diesem Prinzip zu handeln.
Sämtliche Materialien der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit zum Beispiel Flyer, Broschüren, Plakate, Visitenkarten, Presse- und Rundfunkartikel, Erstellen von Webauftritten, Werbeartikel sowie Ausgaben für Informationsveranstaltungen können zuwendungsfähig sein. Ihre Beschaffung unterliegt den Vorschriften des Vergaberechts (siehe hierzu den Abschnitt „Vergabe“).
Ob und in welchem Umfang gefördert wird, ist in den Finanztechnischen Förderleitfäden und Bewilligungsbescheiden festgelegt.
Bei Veröffentlichungen gelten die nationalen und die Publizitätsvorschriften der EU zum ESF. Näheres ist im Merkblatt Öffentlichkeitsarbeit geregelt, welches Bestandteil der Zuwendungsbescheide ist.
Alle Entwürfe für Materialien der Öffentlichkeitsarbeit müssen Sie vor Erteilung des Druckauftrags mit der fachlich-inhaltlich begleitenden Stelle inhaltlich abstimmen.
Die Einhaltung der Publizitätsvorschriften wird stichprobenartig im Rahmen der Mittelabrufe geprüft und ist Gegenstand von Vor-Ort-Prüfungen.
Mietausgaben können in dem Umfang anerkannt werden, wie sie im Projekt genutzt werden. Bei teilweiser Nutzung muss der Umlageschlüssel angegeben sein.
Mieten können dem Vergaberecht unterliegen, wenn sie Bestandteil eines Liefer- oder Dienstleistungsauftrags sind. Dies gilt insbesondere für die Miete von Seminar- und Beratungsräumen, das Leasing von Büroausstattungen und Informationstechnik (siehe hierzu unten „Vergabe“).
Ansonsten darf das ortsübliche Mietniveau nicht überschritten werden.
Indirekte Mietausgaben wie
sind mit der Verwaltungskostenpauschale abgegolten, sofern eine Verwaltungskostenpauschale in Ihrem Programm angewendet wird.
Näheres hierzu entnehmen Sie bitte Ihrem Finanztechnischen Förderleitfaden.
Notwendige Dienstreisen im Rahmen des Projekts sind nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) zuwendungsfähig.
Dienstreisen müssen vor ihrem Antritt schriftlich angeordnet oder genehmigt sein.
Bei der anteiligen Nutzung von Dienstfahrzeugen muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Förderfähig sind nur die nachweislich auf das Projekt entfallenden Kraftstoffausgaben.
Für die Nutzung von privaten PKW für Dienstreisen wird eine Wegstreckenentschädigung gemäß § 5 Absatz 1 Bundesreisekostengesetz (BRKG) anerkannt. Die Wegstreckenentschädigung beträgt in der Regel 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens aber 130 Euro für die gesamte Dienstreise.
Nur wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung eines privaten PKW vorab schriftlich mit der Anordnung oder Genehmigung nachgewiesen wurde, können 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke nach § 5 Absatz 2 BRKG anerkannt werden.
Mit der Wegstreckenentschädigung sind die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten.
Für Dienstfahrzeuge, die nur zum Teil für Dienstreisen im Rahmen des Projekts genutzt werden, sind nur die anteiligen durch Belege nachweisbaren Kraftstoffausgaben förderfähig.
Dies setzt voraus, dass ein Fahrtenbuch geführt wird, aus dem die eindeutige Projektzuordnung der Dienstreise und die Ausgaben für die Betankung hervorgehen.
Alle übrigen Ausgaben (Kfz-Steuer, Wagenpflege, Reparaturen, Stellplätze) sind gemäß den Regelungen in Ihrer Förderrichtlinie oder dem finanztechnischen Leitfaden förderfähig.
Um anteilige Projektausgaben eindeutig dem Projekt zuordnen zu können, muss die Berechnung der Umlageschlüssel bei den entsprechenden Ausgaben hinterlegt und nachvollziehbar erklärt sein.
Sollte dies nicht der Fall sein, können die betroffenen Ausgabebelege als nicht zuwendungsfähig aus der Belegliste herausgenommen werden. Gegebenenfalls kann es zu Rückforderungen kommen.
Als Zuwendungsempfänger werden Sie verpflichtet, Ihre projektrelevanten Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach dem Vergaberecht für öffentliche Auftraggeber zu beschaffen.
Sie erhalten öffentliche Mittel zur Unterstützung Ihrer Projekte. Mit der Einhaltung des Vergaberechts sollen der Wettbewerb gefördert und eine sparsame und transparente Verwendung der öffentlichen Fördergelder sichergestellt werden.
Der Nettoauftragswert ist der Auftragswert ohne Umsatzsteuer. In den Nettoauftragswert müssen alle Teilbeträge, mit denen in den kommenden Förderjahren gerechnet wird, mit eingerechnet werden.
Die Art der Vergabe ist vom Nettoauftragswert abhängig. Es ist nicht zulässig, einen Auftrag zu teilen, um eine mit weniger Aufwand verbundene Vergabeart zu wählen.
Die aktuellen Regelungen zur Vergabeart können Sie den folgenden "Merkblättern zur Vergabe" entnehmen:
Unterstützung, vor allem zu einer Ausschreibung, erhalten Sie von der zentralen Vergabestelle im Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA).
Kontaktdaten:
Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Zentrale Vergabestelle
An den Gelenkbogenhallen 2-6
50679 Köln
E-Mail: zentrale-beschaffung(at)bafza.bund.de
Telefon: 0221 3673 – 4259
Telefax: 0221 3673 – 4664
Das wirtschaftlichste Angebot ist nicht immer das Preisgünstigere. Qualitätsunterschiede, bessere Serviceleistungen, geringere Entfernungen zum Beispiel können Anhaltspunkte dafür sein, dass ein teureres Angebot für das Projekt wirtschaftlicher ist. Bitte begründen Sie in diesen Fällen Ihre Vergabeentscheidung ausführlich. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihr Fachreferat der ESF-Regiestelle im BAFzA.
Jede Vergabeentscheidung (außer beim Direktkauf) müssen Sie auf dem Formular „Vergabevermerk: Freihändige Vergabe“ dokumentieren und ausreichend begründen. Sofern aufgrund des geschätzten Nettoauftragswertes eine Ausschreibung erfolgt, ist diese ebenfalls zu dokumentieren. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an die Zentrale Vergabestelle, die Sie bei der Ausschreibung berät.
Kontaktdaten:
Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Zentrale Vergabestelle
An den Gelenkbogenhallen 2-6
50679 Köln
E-Mail: zentrale-beschaffung(at)bafza.bund.de
Telefon: 0221 3673 – 4259
Telefax: 0221 3673 – 4664
Vergabevorschriften müssen auch bei Weiterleitungen beachtet werden. Für die Einhaltung der Vorschriften durch die Letztempfänger sind Sie als weiterleitender Zuwendungsgeber verantwortlich.
Vergabeentscheidungen, die mit einer Pauschale abgegolten werden, müssen Sie grundsätzlich nicht für Prüfzwecke dokumentieren. Dennoch sind Sie auch hier zur Einhaltung der Vergabevorschriften verpflichtet.
Für alle laufenden Dienstleistungsaufträge gilt, dass deren Wirtschaftlichkeit spätestens nach vier Jahren erneut überprüft werden muss.
Wird diese Regelung nicht beachtet, können Fördermittel ganz oder teilweise nicht anerkannt, widerrufen und zurückgefordert werden.
Für Fragen zur Vergabe stehen Ihnen neben den Merkblättern zur Vergabe von Leistungen (s. Frage: Welche Vergabeart muss gewählt werden?) Ihr Fachreferat der ESF-Regiestelle und die Zentrale Vergabestelle im Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben zur Verfügung:
Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Zentrale Vergabestelle
An den Gelenkbogenhallen 2-6
50679 Köln
E-Mail: zentrale-beschaffung(at)bafza.bund.de
Telefon: 0221 3673 – 4259
Telefax: 0221 3673 – 4664
Sie können Ihre Zuwendung ganz oder teilweise weiterleiten, sofern Ihnen dies ausdrücklich mit dem Zuwendungsbescheid gestattet wurde. Der Zuwendungsbescheid enthält für diesen Fall spezielle Regelungen, die Sie im Rahmen der Weiterleitung beachten müssen.
Zur weiteren Information stehen Ihnen das „Merkblatt zur Weiterleitung der Zuwendung“ der ESF-Regiestelle im BAFzA und Ihre Sachbearbeitung im ESF-Fachreferat zur Verfügung.
