FAQ Vorhabenumsetzung

Servicestelle DigiWohl im BAFzA

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen wenden Sie sich an die Servicestelle DigiWohl.
Kontakt:

• Servicestelle-DW(at)bafza.bund.de
• +49 221-3673-3503 (Servicezeiten: Montag - Donnerstag 09.00 bis 12.00 Uhr)
• Postanschrift: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Referat 402 - 50964 Köln

Finanzadministration DigiWohl im BAFzA

Bei zuwendungsrechtlichen (finanztechnischen) Fragen wenden Sie sich an die Finanzadministration DigiWohl.
Kontakt:

• digiwohl(at)bafza.bund.de
• +49 221-3673-3538 (Servicezeiten: Montag bis Freitag 07.30 bis 16.00 Uhr)
• Postanschrift: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Referat 402 - 50964 Köln

Förderportal Z-EU-S

Bei technischen Fragen zum Förderportal Z-EU-S wenden Sie sich an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn See (DRV KBS).
Kontakt:

• ZEUS(at)kbs.de
• +49 355-355-486999 (Servicezeiten: Montag bis Donnerstag 8.00 bis 17.00 Uhr, Freitag 8.00 bis 15.00 Uhr)

Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Dem Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) obliegt die Steuerung des ESF Plus-Programms.
Kontakt:

• 313(at)bmbfsfj.de

Zentrale Vergabestelle

Bei vergaberechtlichen Fragen wenden Sie sich an die Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ im BAFzA.
Kontakt:

• zentrale-beschaffung(at)bafza.bund.de
• +49 221-3673 -4104, -2340 oder -4598

Alle für die Vorhabenumsetzung relevanten Dokumente finden Sie im Downloadbereich auf der ESF-Regiestellenseite.

Bei der Erstellung von programmbezogenen Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit ist das Merkblatt zu Informations- und Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der ESF Plus-Programme des BMBFSFJ Förderperiode 2021-2027 zu beachten.

Die Entwürfe von Flyern und Plakaten sind vor Erteilung des Druckauftrages der Servicestelle DigiWohl elektronisch vorzulegen und mit ihr abzustimmen.

Die restlichen Werbemittel sind anhand der Vorgaben des oben genannten Merkblattes zu erstellen.

Zudem ist der Servicestelle DigiWohl zeitnah eine elektronische Kopie aller erstellten Pressemitteilungen und erschienenen Presseartikel zum konkret geförderten Vorhaben zuzusenden.

Von den Druckerzeugnissen, die von den Vorhabenträgern oder Teilvorhabenpartnerrn veröffentlicht wurden, sind Belegexemplare in zweifacher Ausfertigung vorzuhalten und auf Anforderung der Servicestelle zuzusenden beziehungsweise bei Vor-Ort-Überprüfungen vorzulegen. Von großen Bannern, Aufstellern und Plakaten sind abweichend davon Fotos mit der Abbildung deren Einsatzes vorzuhalten.

Eine Anpassung, der mit dem Antrag eingereichten Vorhabenkonzepte ist vor Vorhabenstart nicht vorgesehen. Konzeptionelle Änderungen müssen während der Vorhabenlaufzeit bei der Bewilligungsbehörde beantragt und freigegeben werden.

Es können vorhabenbezogene Sach- und Honorarkosten für Digitalisierungsmaßnahmen gefördert werden. Die Kosten sind an die vorab im Ausgaben- und Finanzierungsplan des Vorhabenantrages gemachten Angaben gebunden. Zusätzlich müssen die vorhabenbezogenen Sachkosten und Honorarkosten mithilfe eines Formulars beim Fördermittelgeber beantragt und durch diesen freigegeben werden. Die Prüfung und Freigabe erfolgt durch die Servicestelle DigiWohl.

Weitere Informationen finden sich in den programmspezifischen Fördergrundsätzen (FGS) im Abschnitt 9.23.1, Teil B „Spezifische projektbezogene Ausgaben für Digitalisierungsleistungen und Digitalisierungssachkosten“.

Das Formular zur fachlich-inhaltlichen Freigabe von vorhabenbezogenen Sach- und Honorarkosten finden Sie hier im Downloadbereich der ESF-Regiestellenseite.

Hinweise zum Formular:

• Die Ausgaben unterliegen dem Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitsprinzip (vgl. 2.11 FGS), der Beachtung von Ausschreibungs- und Vergaberichtlinien (vgl. 5.4 FGS) und dürfen keine nicht zuwendungsfähigen Ausgaben umfassen (vgl. 5.7 FGS). 
• Gegenstände sollen nur für eine hundertprozentige Nutzung im Vorhaben angeschafft werden, eine für das Vorhaben nur anteilige Nutzung von Gegenständen ist grundsätzlich nicht vorgesehen.
• Die vorhabenbezogenen Sachkosten müssen klar abgrenzbar und zusätzlich sein sowie die konkreten Digitalisierungsmaßnahmen des geförderten Vorhabens betreffen. 
• Die Abrechnung von Honorarkosten und vorhabenbezogenen Sachkosten erfolgt nach dem Realkostenprinzip. 
• Das Formular kann zur Beantragung mehrerer Kostenpositionen genutzt werden, kann aber auch im Verlaufe des Vorhabens, sobald konkrete Sach- und/oder Honorarkosten feststehen, ausgefüllt werden.
• Fehlende, unvollständige oder ungeeignete Dokumente können zu Kürzungen der geltend gemachten Ausgaben bis zur vollen Höhe führen.
• Ohne inhaltliche Freigabe durch die Servicestelle werden die genannten Ausgaben grundsätzlich nicht anerkannt. 
• Senden Sie das ausgefüllte Formular per E-Mail an die Servicestelle DigiWohl (servicestelle-dw(at)bafza.bund.de). Achten Sie darauf, dass das Formular beschreibbar bleibt. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.
• Bewahren Sie das freigegebene Formular auf und laden Sie dieses bei der Einreichung der Ausgabenerklärung (Abrechnung der vorhabenbezogenen Sachkosten bzw. Honorarkosten) im Beleg bei der zahlungsbegründenden Unterlage im Förderportal Z-EU-S hoch.
• Hierbei handelt es sich um die inhaltliche Freigabe der vorhabenbezogenen Sach- und/oder Honorarkosten. Dies bedeutet nicht automatisch, dass die getätigten Ausgaben anerkannt werden.

Die Kosten umfassen:

• (1) Honorare (für natürliche Personen; vgl. FGS 9.23.1 B.1.)
• (2) Die Anschaffung der für die Digitalisierungsmaßnahmen notwendigen Produkte (Hard- und Software oder innerhalb der Laufzeit anfallende Kosten für Softwarelizenzen oder das Hosten von Webseiten oder Services; vgl. FGS 9.23.1 B.2.)
• (3) Die Beauftragung von juristischen Personen (in Abgrenzung zu natürlichen Personen) zur Entwicklung, Weiterentwicklung, Anpassung oder Einführung von digitalen Lösungen für die soziale Arbeit mit Klientinnen und Klienten der Freien Wohlfahrtspflege (Dienstleistungs- oder Werkverträge; vgl. FGS 9.23.1 B.2.).

Eine frühzeitige Einreichung der Formulare für Sach- und Honorarkosten ist empfehlenswert, um mögliche Probleme (z.B. nicht förderfähige/abrechenbare Kosten) aus dem Weg zu räumen. In der Regel werden die Sach- und Honorarkostenformulare zeitnah bearbeitet, unter Umständen sind aber Überarbeitungsschleifen erforderlich.

Im Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen und den vorgegebenen Zielen gegenüberzustellen. Für jedes Berichtsjahr wird eine Vorlage inklusive Ausfüllhilfe zur Verfügung gestellt. Die Sachberichte sind jährlich für ein Berichtsjahr fällig und werden mit dem Zwischennachweis eingereicht. Die Einreichungsfrist ist der 30. April des Folgejahres.

Am 28.04.2026 fand eine digitale Infoveranstaltung zum Start des Förderprogramms DigiWohl statt. Die während der Veranstaltung gezeigte Präsentation ist hier im Downloadbereich der ESF-Regiestellenseite zu finden.

Vorhabenbezogene spezifische Sachkosten, die die Digitalisierungsmaßnahmen des Vorhabens betreffen, können auf Realkostenbasis abgerechnet werden. Diese müssen über das Honorar- und Sachkostenformular vorab beantragt und genehmigt werden. Hierunter fallen:

1.) Anschaffungen von Hard- und Software, die für die Digitalisierungsmaßnahme notwendig sind. Auch in der Projektlaufzeit anfallende Kosten für Softwarelizenzen oder für das Hosten von Websites oder Services sind förderfähig.

2.) Zudem können Beauftragungen juristischer Personen zur Entwicklung, Weiterentwicklung, Anpassung oder Einführung von digitalen Lösungen für die soziale Arbeit mit Klientinnen und Klienten gefördert werden. Natürliche Personen können ebenfalls beauftragt werden, werden aber anders als juristische Personen, über den Posten „Honorare“ abgerechnet.

Beispielhaft wären das u.a.: Tablets zur Nutzung eines digitalen Angebots durch Klientinnen und Klienten; Gebühren für eine Videokonferenzsoftware, die im Rahmen eines digitalen Angebots für die Zielgruppe benötigt wird; die Anschaffung eines digitalen Aktivitätstisches; die Beauftragung eines IT-Dienstleisters zur Programmierung einer Kita-App etc.

Es können lediglich Sachkosten abgerechnet werden, die unter die Beschreibung unter der Frage "Welche Sachkosten dürfen im Rahmen des Programms abgerechnet werden?" fallen und vorab beantragt sowie genehmigt wurden.

Kleinstanschaffungen und Verbrauchsmittel, wie Stifte, Flyer, Flip-Charts, Plakate, Reise- oder Verpflegungskosten sind nicht auf Realkostenbasis abrechnungsfähig. Alle im Rahmen der Projekttätigkeit anfallenden Sachausgaben für angestelltes Personal beim Vorhabenträger und Teilvorhabenpartner sind bereits in den KjE-Sätzen enthalten und damit abgegolten. Dazu zählen z. B. Fahrtkosten, Fortbildungskosten, Büroausstattung, technische Ausstattung für das Personal und Druckkosten.

Nein, separate Stundennachweise sind nicht erforderlich. Für den Nachweis der angefallenen Personalkosten ist lediglich das Formular Bestätigung zum Personaleinsatz erforderlich. Hierin bestätigen Arbeitnehmende und Arbeitgebende, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit im Vorhaben erbracht wurde.

Bei den KjE-Sätzen handelt es sich um eine Pauschale. Abgesehen von dem Nachweis, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit im Vorhaben geleistet wurde (nachzuweisen über das Formular Bestätigung zum Personaleinsatz), müssen hierfür keinerlei Belege erbracht werden. Auch die Personalnebenkosten müssen nicht separat belegt werden.

Ein schriftliches Angebot bzw. eine Absage für ein Angebot, kann per E-Mail, Brief oder Fax erfolgen. Eine E-Mail vom Anbieter gilt daher als ausreichender Nachweis. Eine postalische Zusendung des Angebots durch den Anbieter ist nicht erforderlich.

Sollten sich nach Durchsicht der Vergabemerkblätter weitere Fragen bzgl. des Vergabeverfahrens bzw. der Auslegung des Vergaberechts ergeben, ist zunächst, auch aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, die Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ im BAFzA zu Rate zu ziehen (zentrale-beschaffung(at)bafza.bund.de). Falls nach erfolgter Beratung durch die Zentrale Vergabestelle weiterhin vergaberechtliche Unklarheiten bestehen, kann eine externe Vergabeberatung als zuwendungsfähig anerkannt werden. Die externe Vergabeberatung muss dabei allerdings unmittelbar und nur auf die Vergabe der geplanten Digitalisierungsmaßnahme ausgerichtet sein. Im Zuge der Beantragung dieser Ausgaben über das Honorar- und Sachkostenformular ist die Einhaltung der Vorgaben in den Erläuterungen entsprechend zu vermerken und auf die erfolgte Beratung durch die Zentrale Vergabestelle hinzuweisen.

Im Erstattungsverfahren werden Ausgaben erst im Nachhinein erstattet, also nachdem sie angefallen sind. Dies gilt für Bundes- und ESF-Mittel gleichermaßen. Vorhabenträger reichen alle zwei Monate eine Ausgabenerklärung für angefallene Ausgaben der beiden Vormonate ein und erhalten daraufhin die Erstattung dieser Ausgaben (Beispiel: im März kann eine Ausgabenerklärung für alle Ausgaben eingereicht werden, die in den Monaten Januar und Februar angefallen sind). Allerdings kann die nächste Ausgabenerklärung erst eingereicht werden, sobald die Prüfung der vorigen Ausgabenerklärung abgeschlossen ist.

Nein, die Ausgabenerklärung unterliegt nicht dem Schriftformerfordernis. Daher erfolgt die Einreichung ausschließlich digital über das Förderportal Z-EU-S und muss weder postalisch eingereicht, noch digital gezeichnet werden.

Idealerweise sollte der Eigenanteil bei jeder Ausgabenerklärung eingehalten werden. Sollte dies für einzelne Ausgabenerklärungen nicht möglich sein, kann aber auch ein entsprechend höherer Eigenanteil in der nächsten Ausgabenerklärung eingebracht werden. Wird ein zu hoher Eigenanteil eingebracht, kann dieser in der nächsten Ausgabenerklärung entsprechend geringer ausfallen. Generell empfiehlt es sich jedoch, den Eigenanteil nach Möglichkeit bei jeder Ausgabenerklärung einzuhalten.

Einnahmen sind entweder Bundesmittel, ESF Plus-Mittel, Personalgestellung, Teilnehmendeneinkommen oder Mittel mit Geldfluss des Vorhabenträgers bzw. Teilvorhabenpartners sowie Drittmittel. Jede dieser Einnahmen muss im Förderportal Z-EU-S über Einnahmebelege erfasst werden.

Die Ausgaben von Teilvorhabenpartnern müssen vom Vorhabenträger per Ausgabenerklärung mit beantragt werden. Die Ausgabenerklärung umfasst damit die Ausgaben des Vorhabenträgers und des Teilvorhabenpartners. Nach Erhalt der Mittel leitet der Vorhabenträger den Anteil des Teilvorhabenpartners an diesen weiter.

Der Zwischennachweis des jeweiligen Berichtsjahres muss zum 30. April des Folgejahres eingereicht werden. Der Zwischennachweis beinhaltet einen Sachbericht (siehe Was muss bei den Sachberichten im Zwischennachweis beachtet werden?) und einen zahlenmäßigen Nachweis. Hierfür werden im Vorhinein entsprechende Formulare und Anleitungen im Downloadbereich der ESF-Regiestellenseite veröffentlicht. Zudem erhalten Vorhabenträger mit ausreichend Vorlauf vor der Frist eine Aufforderung zur Abgabe der Nachweise per E-Mail, aus der die einzureichenden Unterlagen hervorgehen. Der Verwendungsnachweis ist vier Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums fällig und umfasst den gesamten Förderzeitraum. Auch hierzu erhalten Vorhabenträger rechtzeitig Informationen.

Download-Probleme im Downloadbereich der ESF-Regiestellenseite lassen sich in der Regel wie folgt lösen: Klicken Sie mit Rechtsklick auf den Namen eines Dokumentes > Klicken Sie auf "Ziel/Link speichern unter" > Es öffnet sich ein Fenster, über das Sie die Datei speichern und anschließend öffnen können.

Weitere Fehlerursachen und Lösungen finden Sie hier.