FAQ

Servicestelle DigiWohl im BAFzA

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen wenden Sie sich an die Servicestelle DigiWohl.
Kontakt:

• Servicestelle-DW(at)bafza.bund.de
• +49 221-3673-3503 (Servicezeiten: Montag - Donnerstag 09.00 bis 12.00 Uhr)
• Postanschrift: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Referat 402 - 50964 Köln

Finanzadministration DigiWohl im BAFzA

Bei zuwendungsrechtlichen (finanztechnischen) Fragen wenden Sie sich an die Finanzadministration DigiWohl.
Kontakt:

• digiwohl(at)bafza.bund.de
• +49 221-3673-3538 (Servicezeiten: Montag bis Freitag 07.30 bis 16.00 Uhr)
• Postanschrift: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Referat 402 - 50964 Köln

Förderportal Z-EU-S

Bei technischen Fragen zum Förderportal Z-EU-S wenden Sie sich an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn See (DRV KBS).
Kontakt:

• ZEUS(at)kbs.de
• +49 355-355-486999 (Servicezeiten: Montag bis Donnerstag 8.00 bis 17.00 Uhr, Freitag 8.00 bis 15.00 Uhr)

Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Dem Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) obliegt die Steuerung des ESF Plus-Programms.
Kontakt:

• 313(at)bmbfsfj.de

Am 06. August 2025 von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr fand eine virtuelle Informationsveranstaltung zum ESF Plus-Programm DigiWohl via BDBOS-Meeting-Plattform statt.

Die Informationsveranstaltung wurde nicht aufgezeichnet.

Im Anschluss an die Veranstaltung sind jedoch Video-Clips der Inputs (Fachlich-inhaltliche Anforderungen, Finanztechnische Rahmenbedingungen, Hinweise zum Antragsverfahren, Kalkulationshilfe) und die gezeigte Präsentation auf der ESF-Regiestellenseite für alle Interessierten zugänglich. Alle wichtigen Informationen erhalten Sie daher auch über diesen Weg.

Aufkommende Fragen werden im Nachgang in den FAQ beantwortet. Sie können Fragen auch jederzeit per E-Mail einreichen.

Nein, es gibt kein vorgeschaltetes Interessenbekundungsverfahren. Die Auswahl erfolgt über ein einstufiges Verfahren (Antragsstellung).

Alle für die Antragstellung und Programmumsetzung relevanten Dokumente finden Sie im Downloadbereich auf der ESF-Regiestellenseite und auf der Internetseite des ESF für Deutschland.

Eine Auflistung aller benötigten Dokumente für eine Antragstellung finden Sie in der Checkliste für die einzureichenden Unterlagen bei Antragstellung.

Anträge können ab dem 21. Juli 2025 (12:00 Uhr) bis zum 15. September 2025 (15:00 Uhr) gestellt werden.

Das Antragsverfahren erfolgt nicht nach dem Prinzip "first-come-first-served". Das Datum des Antragseingangs – sofern dieser fristgerecht erfolgt ist – hat demnach keinen Einfluss auf die Bewilligung des Antrages .

Der vollständige Vorhabenantrag (inklusive Vorhabenkonzept) ist fristgerecht elektronisch über das Förderportal Z-EU-S einzureichen. Das genaue Vorgehen für die Einreichung eines Antrages wird in der Ausfüllhilfe zum Antrag auf Förderung im Portal Z-EU-S erläutert.

Antragsberechtigt sind gemeinnützige Verbände und Träger der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland. Natürliche Personen sind als Vorhabenträger (Zuwendungsempfänger) ausgeschlossen.

Dies umfasst grundsätzlich

• Mitglieder der sechs Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege bzw. der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege;
• Träger/Verbände, die nicht Teil der Spitzenverbände sind, sofern nachgewiesen werden kann, dass sie als Träger/Verband der Freien Wohlfahrtspflege zählen. Ein Träger/Verband muss den Status der Gemeinnützigkeit besitzen (Abgabenordnung § 52; Feststellungs- oder Freistellungsbescheid), nicht-staatlich sein sowie planmäßig, zum Wohle der Allgemeinheit und nicht des Erwerbs wegen Sorge für notleidende oder gefährdete Menschen ausüben. Die Tätigkeit kann sich auf unterschiedliche Bereiche zum gesundheitlichen, sittlichen, erzieherischen oder wirtschaftlichen Wohl erstrecken und Vorbeugung oder Abhilfe bezwecken (§ 66 Abs. 2 AO). Dies beinhaltet insbesondere die Tätigkeitsfelder (vgl. Definition der BAGFW):
  • Angebote für Kinder und Jugendliche (z. B. Kindertagesstätten, Erziehungsberatung und Freizeitangebote)
  • Hilfen für Familien und Alleinerziehende (z. B. Ehe- und Schwangerschaftsberatung, Lebensberatung, Familienpflege, Müttergenesung)
  • Hilfen für alte Menschen (z. B. Seniorentreffs, Mahlzeiten- und Besuchsdienste, Alten- und Pflegeheime)
  • Dienste für Menschen mit Behinderung und psychischen Erkrankungen (z. B. Frühförderung, Kindergärten und Schulen, Berufsförderungs- und Berufsbildungswerke, Tagesstätten und Wohnheime)
  • Pflege von Kranken (in Krankenhäusern, Tageskliniken, Tagespflegeeinrichtungen, Hilfe durch Kurheime und Beratungsstellen)
  • Angebote für Geflüchtete und Eingewanderte (z. B. Migrationsberatung für Erwachsene, Jugendmigrationsdienste, Asylverfahrensberatung, Psychosoziale Zentren für Flüchtlinge, gemeinwesenorientierte Integrationsprojekte)
  • Hilfen für Menschen in sozialer Notlage (z. B. Obdachlosenunterkünfte, Schuldnerberatung, Bahnhofsmission, Telefonseelsorge)
  • Ausbildung für junge Menschen (z. B. Aus-, Fort- und Weiterbildungsstätten für soziale und pflegerische Berufe)

Die in der Förderrichtlinie festgelegten und in den Projektauswahlkriterien beschriebenen Fördervoraussetzungen müssen erfüllt sein.

Das betrifft unter anderem:

• Die antragstellende Institution muss antragsberechtigt sein.
• Vorhabenträger und etwaige Teilvorhabenpartner müssen fachlich und administrativ geeignet sein.
• Vorhaben müssen auf die Digitalisierung regional bzw. lokal angebotener sozialer Dienstleistungen der Freien Wohlfahrtspflege abzielen.
• Vorhaben müssen jedes der drei Handlungsfelder (a-c) adressieren und diese miteinander verbinden.
• Vorhaben müssen eine Laufzeit von mindestens 12 bis maximal 36 Monaten im Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2028 haben.
• Vorhabenträger müssen mindestens 10 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben als Eigenanteil einbringen.
• Vorhaben müssen sich von der Förderung durch andere öffentliche Programme zur Digitalisierung sozialer Dienste bzw. der Digitalisierung der eigenen Organisation abgrenzen.
• Vorhaben müssen bei der fachlich-inhaltlichen Prüfung die Mindestpunktzahl (50 von 100 Punkten) erreichen.

Die Auswahlkriterien für die fachlich-inhaltliche Bewertung der Vorhabenkonzepte sind in den Projektauswahlkriterien erläutert.

Im Rahmen der Prüfung wird eine Reihung und Auswahl der Fördervorhaben basierend auf der erreichten Punktzahl vorgenommen. Die Projektauswahl erfolgt außerdem anhand der festgelegten Zielgebiete (sogenannte "stärker entwickelte Regionen" und "Übergangsregionen"). Um zusätzlich ein Mindestmaß an regionaler Verteilung im Bundesgebiet zu gewährleisten, wird bei grundsätzlicher administrativer und fachlicher Eignung mindestens das Vorhaben mit der besten Bewertung je Bundesland ausgewählt.

Vorhaben müssen eine Laufzeit von mindestens 12 bis maximal 36 Monaten im Zeitraum von 01.01.2026 bis 31.12.2028 haben.

Im Programm sollen digitale Lösungen für die soziale Arbeit in der Freien Wohlfahrtspflege entwickelt werden, welche zur Unterstützung an den Standorten mit einem lokalen/regionalen Wirkungskreis eingesetzt werden.

Der Wirkungskreis umfasst den Bereich, in dem der antragstellende Träger agiert oder mit dem Vorhaben agieren wird. Gefördert werden können nur Vorhaben, die auf die Digitalisierung regional bzw. lokal angebotener sozialer Dienstleistungen der Freien Wohlfahrtspflege abzielen.

Eine zielgebietsübergreifende Förderung ist ausgeschlossen. Im ESF Plus gibt es zwei Zielgebiete:

• Sogenannte "Übergangsregionen" sind definiert als die neuen Bundesländer mit den Regionen Lüneburg und Trier, ohne Land Berlin und Region Leipzig.
• Sogenannte "stärker entwickelte Regionen" sind definiert als die alten Bundesländer mit Land Berlin und Region Leipzig, ohne die Regionen Lüneburg und Trier.

Falls die antragstellende Institution Fördermittel aus dem ESF Plus-Programm „rückenwind³ für Vielfalt, Wandel und Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft“ in der Vergangenheit erhalten hat, derzeit erhält oder beantragt hat, ist dies im Antrag für DigiWohl auszuweisen und eine Abgrenzung vorzunehmen.

Falls die antragstellende Institution Fördermittel aus anderen öffentlichen Programmen zur Digitalisierung sozialer Dienste bzw. der Digitalisierung der eigenen Organisation erhalten hat, derzeit erhält oder beantragt hat, ist dies im Antrag auszuweisen und eine Abgrenzung vorzunehmen. Doppelförderungen sind unzulässig.

Es können keine Vorhabenkonzepte oder Projektskizzen vorab geprüft oder konkrete Aussagen zur Qualität und der Förderfähigkeit von Konzepten getroffen werden, um dem Gleichbehandlungsgrundsatz zu genügen und ein faires Verfahren zu gewährleisten.

Alle benötigten Informationen zum Ausfüllen des Vorhabenkonzepts im fachlich-inhaltlichen Teil des Antrags finden Sie in der dazugehörigen Ausfüllhilfe.

Im Programm können alle Zielgruppen der sozialen Dienste der Freien Wohlfahrtspflege Berücksichtigung finden. Die Freie Wohlfahrtspflege erbringt soziale Dienstleistungen zur Unterstützung von Kindern und Jugendlichen, Familien, Frauen, Alleinerziehenden, Personen mit Behinderung, alten Menschen, Pflegebedürftigen, Kranken, Flüchtlingen, Eingewanderten oder anderen hilfebedürftigen Menschen.

Maßnahmen der Teilvorhaben können ein oder mehrere Handlungsfelder adressieren. Im Gesamtvorhaben muss jedes der drei Handlungsfelder (a) Digitale Lösungen, b) Organisatorische und soziale Einbettung, c) Befähigung der Zielgruppen) adressiert werden. Die inhaltliche Verbindung der Maßnahmen im Gesamtvorhaben ist über die Handlungsfelder hinweg sicherzustellen.

Die digitalen Lösungen müssen auf die Klientinnen und Klienten beziehungsweise Zielgruppen im lokalen beziehungsweise regionalen Wirkkreis der jeweils angebotenen sozialen Dienstleistungen abzielen.

Mitarbeitende sowie Nutzerinnen und Nutzer der Angebote müssen berücksichtigt und zur Nutzung der digitalen Lösungen befähigt werden.

Teilvorhabenpartner müssen grundsätzlich selber die Voraussetzungen eines Vorhabenträgers erfüllen und somit ebenfalls gemeinnützige Verbände und Träger der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland sein.

Zudem muss der Teilvorhabenpartner ein unmittelbares Eigeninteresse an der Vorhabendurchführung haben.

Ein Kooperationspartner wirkt an der Vorhabenumsetzung mit, er erhält allerdings keine ESF Plus-Mittel.

Eine Kooperationsvereinbarung muss im Zuge der Antragstellung nicht eingereicht werden.

Wenn Sie im Rahmen der Vorhabendurchführung ESF Plus-Mittel an einen Kooperationspartner weiterleiten, muss dieser als Teilvorhabenpartner in Z-EU-S registriert und durch den Ausgaben- und Finanzierungsplan erfasst werden. Bitte beachten Sie die Vorgaben für Teilvorhabenpartner.

Nein, hierzu besteht keine Pflicht. Kooperationsvereinbarungen sind möglich, müssen aber nicht zwingend mit dem Vorhabenkonzept eingereicht werden.

Hochschulen können weder als Vorhabenträger noch als Teilvorhabenpartner im Vorhaben eingesetzt werden, da sie nicht antragsberechtigt sind. Grundsätzlich werden Kooperationspartner – im Unterschied zu Teilvorhabenpartner - nicht finanziell am Vorhaben beteiligt. Sofern allerdings z. B. Hochschulen beispielsweise bei der Erstellung einzelner Werke oder Dienstleistungen beauftragt werden, müssen zwingend die Vergabevorschriften (z.B. bei der Erstellung eines Werkvertrags) berücksichtigt werden. Die entsprechenden Vergabemerkblätter befinden sich im Downloadbereich der ESF-Regiestellenseite.

In der Förderperiode 2021-2027 ist gemäß Art. 9 VO (EU) 2021/1060 i.v.m. Artikel 6 der VO (EU) 2021/1057 sicherzustellen, dass Förderungen aus dem ESF Plus zur Umsetzung der Gleichstellung der Geschlechter und der Antidiskriminierung unter Hinzunahme des Ziels der ökologischen Nachhaltigkeit beitragen.

Detailliertere Informationen zum Verständnis und zu den Hintergründen der einzelnen bereichsübergreifenden Grundsätze finden Sie bei der Fachstelle Querschnittsthemen im ESF Plus (FAQT).

Beachten Sie darüber hinaus, dass alle aus dem ESF Plus finanzierten Maßnahmen unter Einhaltung der Charta der Grundrechte der Europäischen Union ausgewählt und durchgeführt werden müssen.

Bei der Erstellung von programmbezogenen Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit ist das Merkblatt zu Informations- und Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der ESF Plus-Programme des BMBFSFJ Förderperiode 2021-2027 zu beachten.

Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit (beispielsweise Flyer, Broschüren, Plakate, Give-Aways etc.) müssen vor Veröffentlichung zur Prüfung und Freigabe an die Servicestelle DigiWohl gesendet werden.

Nein, beim ESF Plus-Programm DigiWohl handelt es sich um ein Strukturprogramm und nicht um ein Teilnehmendenprogramm.

Eine Anpassung, der mit dem Antrag eingereichten Vorhabenkonzepte ist vor Vorhabenstart nicht vorgesehen. Konzeptionelle Änderungen müssen während der Vorhabenlaufzeit bei der Bewilligungsbehörde beantragt und freigegeben werden.

Für das Programm stehen insgesamt 20 Mio. Euro zur Verfügung. Zusammengesetzt wird die Förderung aus ESF Plus-Mitteln und nationaler Kofinanzierung durch das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

Die öffentliche Förderung aus ESF Plus-Mitteln und nationalen Mitteln muss pro Förderjahr mindestens 50.000 Euro betragen und ist pro Haushaltsjahr bei 300.000 Euro gedeckelt. Für anteilige Jahre gilt diese Regelung aliquot.

Die Gesamtausgaben eines Vorhabens (inklusive Eigenanteil) müssen mindestens 200.000 Euro betragen.

Ja, gewährte Zuwendungen können an Teilvorhabenpartner weitergeleitet werden.

Folgende Ausgaben sind zuwendungsfähig:

• direkte Personalausgaben/Personalgestellung inkl. Sach- und Gemeinkosten (Kosten je Einheit)
• Teilnehmenden-Freistellung (Kosten je Einheit)
• Honorare (Realkosten)
• Vorhabenbezogene Sachkosten für Digitalisierungsmaßnahmen (Realkosten)

Hinweis:

Die aufgeführten Ausgabearten sind nur dann zuwendungsfähig, wenn diese beantragt und bewilligt wurden.

Weitergehende Informationen finden Sie in den Programmspezifischen Fördergrundsätzen bzw. den Fördergrundsätzen für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-2027.

Förderfähig sind direkte Personalausgaben/Personalgestellung für Personal der Stufen 9b bis 13 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst Bund (TVöD), das zur Administration und Koordination des geförderten Vorhabens und zur Umsetzung der Maßnahmen in einem oder mehreren der Handlungsfelder a-c eingesetzt wird.

Personalausgaben (Personal- und Sacheinzelkosten sowie Gemeinkosten) und Ausgaben ohne Geldfluss (Personalgestellung) werden als Kosten je Einheit, die für den gesamten Bewilligungszeitraum festgelegt werden, abgerechnet.

Weitergehende Informationen finden Sie in den Programmspezifischen Fördergrundsätzen bzw. den Fördergrundsätzen für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-2027.

Die Abrechnung von Honorarkosten erfolgt nach dem Realkostenprinzip. Honorare dürfen nicht mehr als 50 Prozent der Ausgaben der Antragstellenden und Teilvorhabenpartner für eigenes Personal im Vorhaben ausmachen.

Grundsätzlich können über die Kostenart „Honorare“ auch Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich durchgeführte Tätigkeiten im Programm gefördert werden.

Weitergehende Informationen finden Sie in den Programmspezifischen Fördergrundsätzen bzw. den Fördergrundsätzen für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-2027.

Vorhabenbezogene spezifische und direkte Sachkosten zur inhaltlichen Sicherstellung der Vorhabendurchführung können im Zuge einer Einzelabrechnung (Realkosten) gefördert werden.

Diesbezüglich förderfähige Sachkosten müssen die konkreten Digitalisierungsmaßnahmen des Vorhabens betreffen und vorab beantragt und genehmigt werden.

Sie umfassen

• die Anschaffung der für die Digitalisierungsmaßnahmen notwendigen Produkte wie Hard- und Software (auch innerhalb der Laufzeit anfallende Kosten für Softwarelizenzen oder das Hosten von Webseiten oder Services) und
• die Beauftragung von juristischen Personen (in Abgrenzung zu natürlichen Personen) zur Entwicklung, Weiterentwicklung, Anpassung oder Einführung von digitalen Lösungen für die soziale Arbeit mit Klientinnen und Klienten der Freien Wohlfahrtspflege (Dienstleistungs- oder Werkverträge).

Weitergehende Informationen finden Sie in den Programmspezifischen Fördergrundsätzen bzw. den Fördergrundsätzen für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-2027.

Es kommen die für die Zielgebiete des ESF Plus geltenden Interventionssätze zur Anwendung. Die Fördersätze betragen:

• bis zu 40 Prozent für das Zielgebiet der sogenannten "stärker entwickelte Regionen" (hierzu gehören die alten Bundesländer mit Land Berlin und Region Leipzig, ohne Regionen Lüneburg und Trier)
• bis zu 60 Prozent für das Zielgebiet der sogenannten "Übergangsregionen" (hierzu gehören die neuen Bundeländer mit Regionen Lüneburg und Trier, ohne Land Berlin und Region Leipzig)

Im Zielgebiet der sogenannten "stärker entwickelten Regionen" erfolgt eine nationale Kofinanzierung durch das BMBFSFJ von grundsätzlich bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben. Im Zielgebiet der sogenannten "Übergangsregionen" erfolgt eine nationale Kofinanzierung durch das BMBFSFJ von grundsätzlich bis zu 30 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben.

Dementsprechend beträgt der aufzubringende Eigenanteil des Vorhabenträgers mindestens 10 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben.

Die Kofinanzierung ist durch den Vorhabenträger grundsätzlich als Geldleistung oder durch Gestellung von Personal des Vorhabenträgers oder eines Teilvorhabenträgers, das nachweislich für die Mitarbeit im Vorhaben freigestellt ist (Personalgestellung) oder die Freistellung von Teilnehmenden (Freistellungskosten) zu erbringen.

Weitergehende Informationen finden Sie in den Programmspezifischen Fördergrundsätzen bzw. den Fördergrundsätzen für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-2027.

Ja, die bereitgestellte Kalkulationshilfe unterstützt Sie dabei, die Ausgaben und Finanzierung Ihres geplanten Vorhabens zu kalkulieren und die Angaben anschließend in den Vorhabenantrag im Förderportal Z-EU-S zu übertragen.

Das ESF Plus Programm DigiWohl wurde beihilferechtlich geprüft. Aufgrund der Fokussierung auf den regionalen und lokalen Wirkkreis der Angebote wurde eine Beeinträchtigung des EU-Binnenmarktes ausgeschlossen. Somit wurde das Programm als nicht beihilferelevant eingestuft (gilt auch für De-minimis-Beihilfe).

Der Vorhabenträger ist verpflichtet, eine Personalstelle (mindestens 50 Prozent eines Vollzeitäquivalents) als Koordination einzurichten, welche als Vorhabenleitung und zentrale Ansprechperson gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) fungiert.

Ja, es ist in Ausnahmefällen möglich, die Koordinierungsstelle (mind. 50 Prozent eines Vollzeitäquivalents) zu splitten. Der Mindeststellenanteil von 25 Prozent eines Vollzeitäquivalents darf dabei jedoch nicht unterschritten werden.

Nein, das durch das Programm finanzierte Personal darf nicht im Rahmen der Abwicklung der finanztechnischen Administration eingesetzt werden. Die Kosten für das hierfür eingesetzte Personal sind durch die KjE-Sätze für das Projektpersonal mit abgedeckt (siehe Frage "Wie setzen sich die KjE-Sätze zusammen?").

Nein. Die Kosten, die Vorhabenträger hierfür tragen sind in den KjE-Sätzen für das im Vorhaben eingesetzte Personal berücksichtigt. Hiermit sind auch die Sacheinzel- und Gemeinkosten abgedeckt (siehe Frage "Wie setzen sich die KjE-Sätze zusammen?").

Nein, mögliche Tariferhöhungen in den kommenden Jahren sind bereits bei der Höhe der KjE-Sätze berücksichtigt worden. Diese gelten für die gesamte Laufzeit des Programms.

Grundlage für die Berechnung des Bestandteils Personalausgaben bildet die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erhobene, festgestellte und veröffentlichte Kalkulation aus 2024 (BMF-Sätze, BMF-Rundschreiben zu den „Personal- und Sachkosten in der Bundesverwaltung für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Kostenberechnung“).

Auf Basis der Werte für die Vergütungsgruppen E9b bis E13 wurden die KjE-Sätze ermittelt, die monatsweise angewendet werden. Die KjE-Sätze setzen sich zusammen aus Personaleinzelkosten (Steuerpflichtiges Brutto, Personalnebenkosten Bezüge, sonstige Personalnebenkosten), Sacheinzelkosten (sächliche Verwaltungskosten, Büroräume) und Gemeinkosten (Zuschlagssatz auf Personaleinzelkosten). Alle im Rahmen der Projekttätigkeit anfallenden Sachausgaben für angestelltes Personal beim Vorhabenträger und Teilvorhabenpartner sind in den KjE-Sätzen enthalten.

Hinweis zu den Sacheinzelkosten: Da zusätzlich spezifische Ausgaben für Dienstleistungen und Produkte, die für die Digitalisierung der sozialen Dienste notwendig sind, auf Realkostenbasis abgerechnet werden können, wurden Kostenpositionen wie bspw. Investitionen oder im Rahmen des Vorhabens nicht förderfähige Kosten aus den Sacheinzelkosten herausgerechnet.

Nein, die Sachkosten sind lediglich durch die Fördermittelhöchstgrenze unter Berücksichtigung des zwingend notwendigen Personals (Koordinierungsstelle) begrenzt.

Nein, hierzu gibt es keine Vorgaben.

Diese Kosten können für den Antrag nur geschätzt werden. Diese Schätzung sollte möglichst realitätsnah erfolgen, da die Angaben im Finanzierungsplan des Antrags verbindlich sind. Eine Erhöhung der beantragten Summe ist im Nachgang in der Regel nicht möglich. Ggf. können Mittel für höhere Ist-Kosten jedoch umgewidmet werden, wenn sie an anderer Stelle eingespart werden.

Mit den ersten Bewilligungsbescheiden ist im 1. Quartal 2026 zu rechnen. Hiernach wird die Einreichung von Ausgabeerklärungen möglich sein. Die Vorhabenträger werden zunächst in Vorleistung treten müssen. Anschließend erfolgt die Einreichung von Ausgabenerklärungen im zweimonatigen Rhythmus rückwirkend.

Im Rahmen des Antragsverfahrens oder im Rahmen von Ausgabenerklärungen müssen die Bundesmittel nicht separat beantragt werden. Im Förderportal Z-EU-S werden beide Fördermittelarten (ESF- und Bundesmittel) gleichermaßen berücksichtigt (siehe Finanzierungsplan).

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die einzureichenden Dokumente sollten möglichst aktuell sein. Soweit Sie noch über Dokumente aus vergangenen Antragsverfahren verfügen, reichen Sie diese zunächst ein. Sollten diese Dokumente nicht ausreichen, werden Sie (bei einem positiven Förderentscheid) im Bewilligungsprozess aufgefordert aktuelle Dokumente nachzureichen.

Um am 01.01.2026 mit der Durchführung des Programms beginnen zu können, wird ein vorzeitiger Vorhabenbeginn unerlässlich sein, da mit der Ausstellung der ersten Bewilligungsbescheide vor diesem Zeitpunkt nicht zu rechnen ist. Den vorzeitigen Vorhabenbeginn können Sie im Falle einer Förderzusage im Förderportal Z-EU-S beantragen.

Grundsätzlich ist die Weiterentwicklung von digitalen Angeboten gemäß Förderrichtlinie förderfähig. Diese Frage hat jedoch vergaberechtliche Implikationen. Jeder Einzelfall wird individuell geprüft und pauschale Antworten sind aufgrund der Komplexität des Vergaberechts leider nicht möglich. Grundsätzlich sind immer die Vorschriften des Vergaberechts und die Hinweise im ESF-Plus Vergabemerkblatt zu beachten. Eine Prüfung jeder Einzelfälle ist vor Antragstellung leider nicht möglich. Sofern ein Antrag zur Förderung ausgewählt wird, dem eine komplexe vergaberechtliche Fragestellung zugrunde liegt, prüft das BAFzA diese Einzelfälle nach Antragschluss.

Das Vergaberecht lässt aber Ausnahmen zu, weshalb nur ein Anbieter für eine bestimmte Dienstleistung infrage kommt. Als beispielhafte Argumentation dient folgendes Beispiel (Achtung: es handelt sich hierbei nicht um eine rechtsverbindliche Auskunft):

• Sofern der Auftragswert unter 221.000 Euro liegt und hinreichend nachgewiesen und dokumentiert werden kann, dass die Beauftragung des Entwicklers eine vorteilhafte Gelegenheit im Sinne des § 8 Abs. 4 Nr. 14 UVgO darstellt, die zu einer wirtschaftlicheren Beschaffung führt, als dies bei Durchführung einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung der Fall wäre oder/und die rechtliche Alleinstellung nach § 8 Abs. 4 Nr. 10 UVgO nicht das Ergebnis einer künstlich geschaffenen, übermäßigen Spezifikation ist, kann die Beauftragung nach Verhandlungsvergabe mit den Entwicklern erfolgen. Eine umfassende vorherige Markterkundung ist vorausgesetzt.
• Bei einem Auftragswert über 221.000 Euro ist eine Verhandlungsvergabe mit nur einem Anbieter nicht möglich, da hiermit der festgelegte EU-Schwellenwerte überschritten wird. Es gelten die Vergabevorschriften des Oberschwellenbereiches, insbesondere müsste bei einer EU-weiten Ausschreibung vor Zuschlagserteilung auch eine Ex-Ante-Transparenzmitteilung auf der EU-Plattform veröffentlicht werden, in der die beabsichtigte Zuschlagserteilung bekannt gegeben wird.

Bei konkreten vergaberechtlichen Fragen können Sie sich an die Vergabestelle des BAFzA wenden. E-Mail: zentrale-beschaffung(at)bafza.bund.de / Tel.: 0221-3673 4104, -2340, -4598 oder -4801

Download-Probleme im Downloadbereich der ESF-Regiestellenseite lassen sich in der Regel wie folgt lösen: Klicken Sie mit Rechtsklick auf den Namen eines Dokumentes > Klicken Sie auf "Ziel/Link speichern unter" > Es öffnet sich ein Fenster, über das Sie die Datei speichern und anschließend öffnen können.

Weitere Fehlerursachen und Lösungen finden Sie hier.

Die Tabelle "nach TVöD (Bund)" unter 3.3 Eingruppierung im Formular Arbeitsplatzbeschreibung/Personalbogen muss für den Vorhabenantrag im Programm DigiWohl nicht ausgefüllt werden. Angaben sind lediglich für die Tabelle "Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses" zu machen.

Das Dokument wird zeitnah aktualisiert auf der ESF-Regiestellenseite bereitgestellt.